Hinweisgebersystem

FAQ

• Was kann ich melden?

  Wenn Mitarbeiter:innen der Weischer Gruppe oder andere Personen entgegen unserer Unternehmensinteressen handeln, bzw. du Anhaltspunkte dafür hast, oder sie sich auf andere Art und Weise nicht korrekt verhalten, kannst du das melden. Dazu gehören schwere Compliance-Verstöße und Straftaten wie etwa Korruption und Betrug, Diebstahl und Unterschlagung, Nötigung und Mobbing. Aber auch Regelverstöße wie Diskriminierung, Machtmissbrauch oder umwelt- oder menschenrechtsbezogene Risiken und andere Pflichtverstöße.

  Selbst noch bevorstehende oder geplante Verstöße dürfen und sollen gemeldet werden. Auch dann, wenn bloße Verdachtsmomente bestehen. Hinweisgebenden Personen drohen auch im Falle von Verdachtsmomenten, die sich am Ende als unbegründet herausstellen, keinerlei Nachteile.

  Für Beschwerden und zur Meldung von Notfällen ist das Hinweisgebersystem allerdings nicht geeignet!

• Wie läuft eine Meldung ab?

  Schildere unseren Vertrauensanwält:innen den Sachverhalt möglichst genau. Nenne die betroffene Gesellschaft oder Organisationseinheit und die beteiligten Personen, Zeit und Ort des Geschehens. Teile uns auch Namen möglicher Zeugen mit.

  Falls möglich, schicke auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.

  Du entscheidest, welche Daten du angeben möchtest, ob du anonym bleiben möchtest oder, ob du den von uns eingesetzten Vertrauenspersonen für Rückfragen zur Verfügung stehst.

  Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang deiner Meldung erhältst du eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle, sofern du deine Kontaktdaten hinterlassen hast. Binnen weiterer drei Monate erhältst du eine Rückmeldung zu dem weiteren Umgang mit deiner Meldung so-wie den getroffenen Maßnahmen. Bitte beachte, dass wir bei dieser Rückmeldung darauf achten müssen, dass ggf. noch laufende interne Untersuchungen nicht gefährdet und Rechte Dritter nicht beeinträchtigt werden.

  Unsere Vertrauensanwälte überprüfen deine Meldung und erstatten der zuständigen Stelle der Weischer Gruppe rechts- und datenschutzkonform Bericht. Daraufhin ergreift diese, soweit erforderlich, notwendige Folgemaßnahmen.

• Wie werden meine Daten geschützt?

  Alle Angaben zu deiner Person werden vertraulich behandelt. Auf Wunsch kannst du deine Meldung anonym abgeben.

  Das Hinweisgebersystem erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Alle Meldungen werden durch Vertrauensanwälte entgegengenommen und verantwortungsvoll verarbeitet, bevor sie an die für die Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen zuständige Stelle bei Weischer weitergeleitet werden.

  Die Dokumentation deiner Meldung wird Weischer spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, soweit gesetzliche Regelungen der Löschung nicht entgegenstehen.

• Drohen mir Nachteile, wenn ich einen Hinweis gebe?

  Hinweisgebende Personen unterliegen gesetzlichem Schutz, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung an die interne Meldestelle hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.

  Damit dieser Schutzbereich eröffnet ist, muss die Meldung einen Sachverhalt betreffen, der dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderen einschlägigen Gesetzen unterliegt. Insbesondere Straftaten und schwere Ordnungswidrigkeiten. Darüber hinaus muss sich der Hinweis auf die Weischer Gruppe oder eine andere Stelle, mit der du als hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stehst oder gestanden hast, beziehen.

  Arbeitsrechtliche Nachteile dürfen hinweisgebende Personen in diesen Fällen auch dann nicht erleiden, wenn sich ein gemeldeter Verdacht im Nachhinein als unbegründet herausstellt.

• Auf welchen Wegen kann ich eine Meldung abgeben?

  Dir stehen verschiedene Meldekanäle zur Verfügung: Du kannst deine Meldung bei der Meldestelle über das Webformular, persönlich, telefonisch, per E-Mail oder per Brief unter den oben genannten Kontaktdaten einreichen.

  Du hast auch die Möglichkeit, deine Meldung bei einer behördlichen Meldestelle abzugeben. Das sind die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, externe bei den Bundesländern eingerichtete Meldestellen sowie die für spezielle Fälle zuständigen externe Meldestellen, beispielsweise beim Bundeskartellamt oder bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht. Zudem kannst du deine Meldung an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union richten. Beispielsweise die externen Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF). Die Kontaktdaten findest du auf der Internetseite der jeweiligen Behörde. Auf Wunsch stellen wir oder unsere Vertrauensanwälte dir gerne weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren bereit.

  Es ist allerdings gesetzlich vorgesehen, dass du als hinweisgebende Person die Meldung an die genannte interne Meldestelle gegenüber der externen behördlichen Meldestelle bevorzugen solltest, wenn intern wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann.

• An wen kann ich mich wenden, wenn ich mir nicht sicher bin, ob ich das Hinweisgebersystem nutzen sollte?

  Du kannst die Meldestelle unter den oben angegeben Kontaktdaten bei Rückfragen telefonisch oder per E-Mail erreichen. Im Zweifel ist die Nutzung des Hinweisgebersystems aber sinnvoll. Unsere Vertrauensanwälte gehen mit eingehenden Meldungen verantwortungsvoll und umsichtig um und bearbeiten sie vor dem Hintergrund eines großen Erfahrungsschatzes.